Drei Schichten, ein Zettel — und am Montag fehlt die Hälfte

Freitagabend geht die Frühschicht, die Spätschicht übernimmt. Jemand notiert kurz „Maria +2h“ auf den Stundenzettel. Samstag springt eine Aushilfe ein — mündlich abgesprochen. Sonntag fehlt der Zettel. Montag sitzt die Leitung vor unvollständigen Listen und rekonstruiert aus dem Kopf, wer wann da war. Das ist kein Einzelfall — es ist der Normalzustand in vielen Betrieben mit Schichtwechsel.

Das Problem ist nicht fehlende Disziplin. Es ist fehlende Selbstbuchung. Solange eine Person für alle anderen schreibt, entstehen Lücken — besonders wenn drei Schichten denselben Zettel teilen und niemand mehr weiß, wessen Handschrift das war.

Jeder bucht selbst — kein Stellvertreter am Zettel

Schichtwechsel sauber dokumentieren heißt: Wer die Schicht beginnt, stempelt Kommen. Wer geht, stempelt Gehen. Pause dazwischen — nicht als Schätzung am Monatsende, sondern mit Zeitstempel. Kein Kollege schreibt für einen anderen, kein Küchenchef tippt nachts die ganze Woche nach.

Ein Zugangscode pro Filiale, PIN pro Mitarbeiter — mehrere Tablets in Küche, Theke oder Lager können denselben Code nutzen. Der Chef sieht den laufenden Saldo, nicht erst die Rekonstruktion, wenn die Kanzlei fragt.

Vergessen stempeln passiert — Korrektur muss nachvollziehbar sein

Schichttausch, vergessene Pause, Aushilfe ohne Stift — in jedem Betrieb passiert das. Entscheidend ist, wie die Korrektur aussieht: nachträglich im geschützten Bereich mit Begründung, protokolliert — nicht als durchgestrichene Zeile auf Papier. Details: Arbeitszeiten korrigieren nach GoBD.

Plan und Ist sind zwei verschiedene Dinge

Ein Schichtplan sagt, wer eingeplant ist. Stempelzeiten sagen, wer wirklich da war. Wer nur plant, aber nicht erfasst, hat bei Zoll- und Mindestlohnprüfungen ein Loch — unabhängig davon, wie ordentlich der Dienstplan aussieht. Stempelzeit dokumentiert Ist-Zeiten; sie ersetzt keinen Dienstplan und keine Lohnabrechnung.

Grundlagen zur digitalen Zeiterfassung: Stempelzeiten digital erfassen. Praxis am Tablet: Arbeitszeiten stempeln am Terminal.