Verfahrensbeschreibung Stempelzeit

1. Überblick

Diese Verfahrensbeschreibung gilt für Ihren Betrieb bzw. Ihre Filiale als Nutzer von Stempelzeit. Sie beschreibt die wichtigsten Abläufe von der Einrichtung bis zum Monatsabschluss und Export.

Ein Mandant entspricht einer Filiale mit eigenem Zugangscode und eigenem Abo. Mehrere Filialen gehören zu einem Unternehmen — weitere Standorte oder Apps buchen Sie unter /erweitern.

• Mitarbeitende: Terminal — Kommen, Gehen, Pause stempeln
• Chef / Büro: PIN-geschützter Bereich — Mitarbeiter, Woche, Monat, Korrekturen, Backup, Einstellungen
• Jede Stempelung und jede Chef-Korrektur wird mit Zeitstempel und Begründung dokumentiert
• Statusfarben am Terminal (optional): Anwesenheit im Team sichtbar — Mitarbeitende informieren

2. Neuen Betrieb einrichten

• Webseite /start öffnen und Tarif wählen
• Neuen Betrieb einrichten und Zahlung bzw. Testphase bei Stripe abschließen
• Einrichtungs-Assistent: Firmendaten, Chef-PIN, Statusfarben am Terminal
• Zugangscode notieren — wird für alle Geräte benötigt
• Geräte unter /login mit dem Code anmelden

Hinweis: Bereits Kunde? Nicht erneut unter /start — nur anmelden (Kapitel 3) oder /erweitern.

3. Gerät am Betrieb anmelden

• /login oder Zugangslink öffnen
• 8-stelligen Zugangscode eingeben (Format XXXX-XXXX)
• Terminal starten — Gerät wartet auf Freigabe durch den Chef (6-stelliger Code)
• Am Wartebildschirm: „Gerät jetzt freigeben“ öffnet Einstellungen → Zugang & Geräte → Stempel-Terminals
• Chef → Einstellungen (Badge bei wartendem Gerät) → Zugang & Geräte → Stempel-Terminals: Gerät freigeben
• Chef-Bereich: Terminal mit ?chef=1 oder Schloss-Symbol + Chef-PIN
• Mehrere Geräte können parallel am selben Betrieb arbeiten

4. Am Terminal stempeln

• Eigenen Namen in der Liste wählen (ggf. farblich nach Tagesstatus)
• Bei aktiviertem NFC (Pro, optional): Karte halten — muss zum gewählten Namen passen
• Alternativ bei NFC: Karte direkt ans Gerät halten, ohne Namens-Tap
• 4-stellige persönliche PIN eingeben (entfällt nur wenn NFC ohne PIN konfiguriert ist)
• Optional: Wochen-/Monats-Soll/Ist links neben den Stempel-Buttons (Einstellungen → Terminal & App)
• Erlaubte Aktion wählen: Kommen, Gehen, Pause starten oder Weiter
• Bei Eincheck-Hinweis: Dialog lesen und bestätigen
• Kurze Bestätigung — danach zurück zur Namensliste

Hinweis: Nur logisch erlaubte Aktionen werden angezeigt. Vergessenes Stempeln erkennen Mitarbeitende an neutraler Kachelfarbe.

5. Chef-Bereich

• Am Terminal Schloss-Symbol → Chef-PIN
• Tabs: Mitarbeiter, Woche, Monat, Korrekturen — dazu Einstellungen (immer sichtbar)
• Weitere Tabs (Protokoll, Backup, Hilfe) unter Einstellungen → Chefbereich ein- und ausblendbar
• „Zur Stempeluhr“ für schnellen Wechsel zurück zum Terminal
• Chef-PIN geheim halten — Korrekturen und Export sind damit geschützt

6. Mitarbeiter pflegen

• Tab Mitarbeiter: anlegen, bearbeiten, inaktiv setzen, suchen
• Pflicht: Personalnummer, Name, Terminal-PIN
• Optional: Vertragstyp, Soll-Stunden/Woche (Pro), Stundenlohn (Premium), Schwund-Person (Pro), Eincheck-Nachricht, NFC-Karte
• CSV-Import ab Pro-Tarif; Personalstamm-Import ab Premium (Steuerberater-CSV)
• Schwundbuch-Abgleich: Tagesvergleich Stempel vs. Personalessen (wenn Schwundbuch gebucht)

7. Wochenübersicht (Pro)

• Tab Woche: Ist-Stunden je Tag und Mitarbeiter
• Ampeln zu Pause, Ruhezeit, Minijob; ArbZG-Hinweise ab Premium
• Vor Monatsabschluss: Auffälligkeiten prüfen und ggf. korrigieren

8. Korrekturen und Protokoll

• Tab Korrekturen: Monat wählen, optional Mitarbeiter filtern
• Zeitpunkt ändern: Korrekturgrund wählen oder bei Sonstiges frei eingeben
• Neue Buchung: vergessene Stempelung nachträglich anlegen
• Tab Protokoll: alle Änderungen, Exporte, Backups und Steuerberater-Mails einsehbar

9. Monatsabschluss und Export

• Tab Monat: Übersicht prüfen (ab Pro mit Soll-Ist und Ampel)
• PDF exportieren (alle Tarife; optional mit Tagesdetails) — ⓘ erklärt den Export
• Pro: Excel-CSV für Controlling
• Premium: Detail-ZIP, Korrektur-PDF, Aufbewahrungs-ZIP, Steuerberater-Paket (DATEV L&G + wählbare PDFs/CSVs), Rückrechnung Vormonat
• Premium: E-Mail an Steuerberater mit derselben ZIP (manuell oder automatisch)
• Monat abschließen markiert den Status — Korrekturen bleiben möglich

10. Backup und Wiederherstellung

• Tab Backup: verschlüsselte .dat-Datei erstellen
• Datei extern aufbewahren (Empfehlung: mindestens alle 30 Tage)
• Restore nur bei Datenverlust oder Umzug — ersetzt Stempelzeit-Daten des Betriebs
• Backup-Vorgänge werden im Protokoll dokumentiert

11. Einstellungen

• Zugang & Geräte: Code, Stempel-Terminals freigeben/sperren/Verlauf, alle Geräte abmelden
• Terminal & App: Sprachen, Statusfarben, Soll/Ist am Terminal, Hinweis, Lesebestätigung, NFC (Pro); Menüpunkte ein- und ausblenden
• Auswertung (Pro): Pausenabzug, E-Mail-Erinnerung bei offenen Stempeln — Uhrzeit einstellbar (Standard 20:00 Berlin)
• DATEV & Steuerberater (Premium): Stammdaten, Lohnarten, besondere Tage optional, Versandrhythmus, Personalstamm-Import

12. Abo und Tarif

• Einstellungen → Abo & Organisation: Tarif, Upgrade, „Rechnungen & Zahlung“ (Stripe)
• Kündigung in der App: Datensicherung, Chef-PIN, Bestätigungslink per E-Mail
• Alternativ: Stripe-Portal oder Website „Verträge kündigen“ (Footer)
• Vor Abo-Ende: Backups und Exporte sichern
• Mehrere Filialen: Mengenrabatt bei mehreren Apps unter /erweitern

13. Filiale erweitern oder App hinzufügen

• Weitere Filiale oder andere App: /erweitern nach Anmeldung
• Jede Filiale: eigenes Abo, eigener Zugangscode
• Nicht erneut unter /start ohne Anmeldung