Erste Schritte mit Stempelzeit

Kurz-Checkliste

• Betrieb unter /start einrichten (Tarif, Zahlung, Chef-PIN, Zugangscode)
• Im Assistenten: Statusfarben am Terminal bestätigen oder abschalten
• Zugangscode an Team und Terminal-Geräte weitergeben
• Im Chef: Mitarbeiter mit Personalnummer und Terminal-PIN anlegen (oder Personalstamm importieren)
• Optional: Terminal-Hinweis, Statusfarben und Eincheck-Nachrichten konfigurieren
• Premium: DATEV-Stammdaten pflegen und Erstmail an Steuerberater senden
• Am Terminal: Test-Stempelung (Kommen → Pause → Gehen)
• Regelmäßig Backup erstellen; Monatsende: PDF prüfen, ggf. DATEV und Monat abschließen

Tipp: Diese Anleitung richtet sich an Inhaber und Filialleitung — der Chef-Bereich ist PIN-geschützt.

1. Betrieb einrichten

Neu starten: Auf /start Tarif wählen und „Neuen Betrieb einrichten“ bestätigen. Nach Stripe folgt der Einrichtungs-Assistent.

• Firmendaten und Kontakt-E-Mail eintragen
• 4-stellige Chef-PIN festlegen
• Schritt „Stempeluhr“: Statusfarben am Terminal (empfohlen, Standard an)
• Zugangscode (8 Zeichen) sichern — am Ende des Assistenten und im Dashboard
• Bereits einen Code? Nur /login nutzen

2. Tablets verbinden

• Auf jedem Gerät /login mit Zugangscode öffnen
• „Terminal starten“ für die Stempeluhr — Mitarbeiterliste wird im Hintergrund vorgeladen
• Optional: „Als App auf dem Gerät“ für Vollbild (PWA)
• Mehrere Geräte parallel am selben Betrieb möglich
• Chef: Schloss-Symbol am Terminal oder /terminal?chef=1

3. Mitarbeiter vorbereiten

• Chef → Mitarbeiter: Name, Personalnummer (für DATEV), PIN, Vertragstyp
• Pro: CSV-Import mit Vorlage aus dem Mitarbeiter-Tab
• Premium: Personalstamm vom Steuerberater (LODAS-ASCII oder CSV) — PIN danach setzen
• Eincheck-Nachricht nur wenn nötig (z. B. Hygiene-Hinweis); Modus dauerhaft oder einmal
• PINs nur intern verteilen — nicht auf dem Terminal sichtbar

4. Steuerberater abstimmen (Premium)

• Chef → Einstellungen → DATEV: Berater- und Mandantennummer, Lohnarten eintragen
• Steuerberater-E-Mail hinterlegen
• „Erstmail an Steuerberater“ senden — enthält Stammdaten und Mitarbeiterliste
• Personalnummern und Lohnarten mit dem Steuerberater abgleichen

5. Erste Stempelung

• Name antippen → PIN eingeben
• Kommen wählen; bei Hinweis Dialog bestätigen
• Statusfarbe der Kachel prüfen (grün nach Kommen)
• Pause und Gehen testen
• Falsche Stempelung? Chef → Korrekturen oder neue Buchung anlegen

6. Monat abschließen

• Chef → Monatsabschluss: Übersicht prüfen
• PDF exportieren und archivieren (optional mit Tagesdetails)
• Premium: DATEV-ZIP und E-Mail an Steuerberater
• Monat abschließen wenn alle Korrekturen erledigt sind
• Chef → Mitarbeiter → Backup: regelmäßig .dat-Datei extern sichern