Erste Schritte mit Stempelzeit

Vom Einrichten bis zur ersten Stempelung und Monatsabschluss

Version 1.4 · Stand Mai 2026

Kurz-Checkliste — Pflicht

Betrieb unter /start einrichten (Tarif, Zahlung, 6-stellige Chef-PIN, Zugangscode)
Im Assistenten: Statusfarben am Terminal bestätigen oder abschalten
Tablets anmelden — Gerät zeigt danach einen Code und wartet auf Ihre Freigabe (nicht sofort nutzbar)
Chef → Einstellungen → Stempel-Terminals: Gerät freigeben
Optional: Terminal-Sprachen in Einstellungen aktivieren; pro Mitarbeiter Sprache hinterlegen
Am Terminal: Test-Stempelung (Kommen → Pause → Gehen)
Regelmäßig Backup erstellen; Monatsende: PDF prüfen, ggf. DATEV und Monat abschließen

Tipp: Diese Anleitung richtet sich an Inhaber und Filialleitung — der Chef-Bereich ist PIN-geschützt.

Optional: Terminal-Sprachen in Einstellungen aktivieren; pro Mitarbeiter Sprache hinterlegen
Optional: Soll/Ist am Terminal (Einstellungen → Terminal & App)
Optional Pro: NFC-Karten, Pausenabzug und Erinnerungs-E-Mail in Einstellungen → Auswertung
Optional Pro: Schwundbuch-Person verknüpfen wenn Schwundbuch im Einsatz
Premium: DATEV-Stammdaten pflegen; Sonderstunden nur aktivieren wenn Steuerberater es verlangt

Neu starten: Auf /start Tarif wählen und „Neuen Betrieb einrichten“ bestätigen. Vor Stripe: Unternehmer, AGB, AVV. Danach Einrichtungs-Assistent.

Auf jedem Gerät /login mit Zugangscode öffnen
„Terminal starten“ — danach erscheint ein Freigabe-Code; das Tablet stempelt erst nach Chef-Freigabe
Am Wartebildschirm: „Gerät jetzt freigeben“ öffnet direkt die Freigabe-Stelle im Chef
Chef → Einstellungen (violettes Badge bei wartendem Gerät) → Zugang & Geräte → Stempel-Terminals: Gerät mit Code freigeben
Optional: „Als App auf dem Gerät“ für Vollbild (PWA)
Mehrere Geräte parallel am selben Betrieb möglich
Chef: Schloss-Symbol am Terminal (oder stempelzeit.app/terminal?chef=1)

Chef → Mitarbeiter: Name, Personalnummer (für DATEV), PIN, Vertragstyp
Pro: CSV-Import mit Vorlage aus dem Mitarbeiter-Tab
Optional Pro: NFC-Karte zuordnen (wenn in Einstellungen aktiviert)
Pro: Schwundbuch-Person zuordnen für Personalverzehr-Abgleich
Premium: Stundenlohn optional (Personalkosten im Monatsabschluss)
Premium: Personalstamm vom Steuerberater (CSV) — PIN danach setzen
Eincheck-Nachricht nur wenn nötig (z. B. Hygiene-Hinweis); Modus dauerhaft oder einmal
PINs nur intern verteilen — nicht auf dem Terminal sichtbar

Chef → Einstellungen → DATEV: Berater- und Mandantennummer, Lohnarten eintragen
„Besondere Tage“ standardmäßig aus lassen (Gastro) — nur aktivieren wenn separate Sonntags-/Feiertags-Lohnarten nötig
Steuerberater-E-Mail hinterlegen; Versandrhythmus wählen (nach Abschluss oder monatlich)
„Erstmail an Steuerberater“ senden — enthält Stammdaten und Mitarbeiterliste
Personalnummern und Lohnarten mit dem Steuerberater abgleichen

Sicherstellen, dass das Gerät unter Einstellungen → Zugang & Geräte freigegeben ist
Name antippen → ggf. NFC-Karte halten (wenn aktiviert) → PIN eingeben
Optional: links Wochen-/Monats-Soll/Ist (wenn in Einstellungen aktiviert und Soll-Stunden beim Mitarbeiter gepflegt)
Kommen wählen; bei Hinweis Dialog bestätigen
Statusfarbe der Kachel prüfen (grün nach Kommen)
Pause und Gehen testen
Falsche Stempelung? Chef → Korrekturen oder neue Buchung anlegen

Chef → Woche (Pro): Kurz prüfen ob Ampeln auffällig sind
Chef → Monat: Übersicht prüfen
PDF exportieren und archivieren (optional mit Tagesdetails) — ⓘ erklärt den Export
Pro: Excel-CSV für Controlling
Premium: Steuerberater-Paket — Checkliste unter Monat wählen (PDFs/CSVs); DATEV L&G immer dabei
Premium: DATEV-ZIP herunterladen, ggf. Rückrechnung Vormonat, E-Mail an Steuerberater
Premium: Aufbewahrungs-ZIP für Archiv
Monat abschließen wenn alle Korrekturen erledigt sind
Chef → Tab Backup: regelmäßig .dat-Datei extern sichern