Stempelzeit – Benutzerhandbuch

1. Überblick

Stempelzeit erfasst Arbeitszeiten in der Gastronomie und im Handel: Mitarbeitende stempeln am Terminal (Kommen, Gehen, Pause), der Chef verwaltet Stammdaten, korrigiert Buchungen und schließt Monate ab.

Jede Stempelung wird mit Zeitstempel und Quelle gespeichert. Chef-Korrekturen und nachträglich angelegte Buchungen werden im Audit-Protokoll dokumentiert.

• Terminal: Name → PIN → Stempel-Aktion (Kommen, Gehen, Pause starten/beenden)
• Chef-Bereich (PIN): Mitarbeiter, Korrekturen, Monatsabschluss, Backup, Einstellungen
• Export: PDF-Monatsbericht; ab Premium DATEV (LODAS + Lohn und Gehalt) und E-Mail an Steuerberater
• Handbuch, Erste Schritte, Verfahren und Funktionsliste in der App und als PDF

2. Terminal – Stempeln

Nach der Anmeldung mit Zugangscode wählen Mitarbeitende ihren Namen und geben die 4-stellige Terminal-PIN ein. Anschließend erscheinen nur die erlaubten Aktionen — abhängig vom letzten Stempel des Tages.

• Kommen: Beginn der Arbeitszeit (nach Gehen oder zu Tagesbeginn)
• Pause starten / Weiter: Pausenzeiten erfassen
• Gehen: Ende der Arbeitszeit
• Statusfarben (Standard an): Grün = eingestempelt, Gelb = Pause, neutral = nicht da oder vergessen zu stempeln
• Oben links: App-Umschalter zum Plattform-Dashboard (weitere Apps des Betriebs)
• Oben rechts: Uhr (bei bis zu 12 Mitarbeitern auf großen Screens) und Schloss-Symbol für den Chef-Bereich
• Bestätigung nach Stempelung (ca. 4 Sekunden), dann zurück zur Namensauswahl

Hinweis: Statusfarben sind im Personalbereich sichtbar — Mitarbeitende informieren. Abschaltbar unter Chef → Einstellungen → Terminal-Anzeige oder bereits im Einrichtungs-Assistenten.

3. Terminal – Eincheck-Hinweise

Der Chef kann Hinweise hinterlegen, die beim Kommen angezeigt werden. Mitarbeitende müssen den Hinweis gelesen haben, bevor die Stempelung gespeichert wird.

• Allgemeiner Terminal-Hinweis: unter Chef → Einstellungen → Terminal-Anzeige (für alle beim Kommen)
• Lesebestätigung: optional abschaltbar; standardmäßig erforderlich
• Individuelle Nachricht: pro Mitarbeiter unter Chef → Mitarbeiter → Feld „Eincheck-Nachricht“
• Anzeige-Modus pro Mitarbeiter: dauerhaft oder nur einmal (nach Bestätigung nicht erneut)
• Individuelle Nachrichten: immer mit Bestätigungs-Dialog beim Kommen
• Hinweis erscheint links neben der Stempel-Auswahl (Sidebar-Layout) bzw. oben in der Liste

4. Chef-Bereich – Zugang

Das Schloss-Symbol am Terminal öffnet den Chef-Bereich. Beim ersten Mal richten Sie eine Chef-PIN ein; danach melden Sie sich damit an.

• Tabs: Mitarbeiter (inkl. Backup), Monatsabschluss, Korrekturen, Protokoll, Einstellungen, Hilfe
• Chef-PIN geheim halten — Korrekturen, Export und Stammdaten sind damit geschützt
• „Zur Stempeluhr“ und „Abmelden“ im Fußbereich
• Zugangscode und Abo: über Plattform-Dashboard bzw. Einrichtungs-E-Mail

5. Chef – Mitarbeiter

• Manuell anlegen: Name, Personalnummer, 4-stellige Terminal-PIN, Vertragstyp, Soll-Stunden/Woche (Pro)
• CSV-Import (Pro): Spalten personalnummer;name;pin;vertragstyp;soll_stunden_woche
• Personalstamm-Import (Premium): LODAS-ASCII vom Steuerberater oder Steuerberater-CSV — neue Mitarbeiter mit Platzhalter-PIN 0000
• Suche und Filter in der Mitarbeiterliste
• Eincheck-Nachricht: individueller Hinweis beim Kommen (Modus dauerhaft oder einmal)
• Inaktive Mitarbeiter: nicht am Terminal, aber in Auswertungen/Korrekturen sichtbar
• Mitarbeiter-Limit je Tarif (z. B. 10 Standard, 30 Pro)

6. Chef – Korrekturen

Unter Korrekturen sehen Sie alle Stempelungen eines Monats. Filtern Sie nach Mitarbeiter, korrigieren Sie Zeitpunkte oder legen Sie vergessene Buchungen nachträglich an.

• Monat wählen (← / →) und optional Mitarbeiter filtern
• Korrigieren: Zeitpunkt ändern mit Korrekturgrund (Vorauswahl oder frei bei „Sonstiges“)
• Neue Buchung: für komplett vergessene Stempelungen — Mitarbeiter, Typ, Zeitpunkt, Grund
• Korrekturgründe z. B. Vergessenes Kommen/Gehen, Pause, falsche Uhrzeit, Terminal defekt
• Jede Änderung wird in arbeitszeit_korrekturen und im Audit-Protokoll gespeichert
• Quelle in der Tabelle: Terminal, Chef oder Import

Hinweis: Nach Monatsabschluss sind Korrekturen weiterhin möglich — der Abschluss markiert den Monat nur als geprüft.

7. Chef – Monatsabschluss

• Monatsübersicht: Soll-Ist-Stunden je Mitarbeiter (ab Pro mit Vertragstyp)
• PDF exportieren: revisionssicherer Monatsbericht; optional mit Tagesdetails je Mitarbeiter
• Detail-ZIP (Premium): PDFs je Mitarbeiter für Archiv und Prüfung
• DATEV (Premium): ZIP mit LODAS-Bewegungsdaten, LODAS-Stammdaten, Lohn-und-Gehalt-Monatserfassung, Stempelzeit.ini und DATEV_LESEN.txt
• DATEV optional mit Detailberichten im Unterordner (Einstellung im Monatsabschluss)
• An Steuerberater: E-Mail mit Anhang (Premium; auch automatisch nach Abschluss möglich)
• Erstmail an Steuerberater: unter Einstellungen → DATEV — Stammdaten und Mitarbeiterliste zur Abstimmung
• Monat abschließen: Status „Abgeschlossen“ — danach weiterhin manuelle Korrekturen möglich

8. Chef – Protokoll

• Tab Protokoll: Chef-Korrekturen, nachträgliche Buchungen, Exporte, Monatsabschlüsse, Backups
• Filter nach Ereignistyp (z. B. Korrektur, Backup, Steuerberater-Mail)
• Zeigt Mitarbeiter, Art der Änderung, Alt- und Neu-Werte sowie Korrekturgrund
• Revisionssichere Speicherung für Prüfungen und Nachvollziehbarkeit

9. Chef – Backup

Unter Mitarbeiter → Backup können Sie alle Stempelzeit-Daten des Betriebs verschlüsselt sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

• Backup erstellen: verschlüsselte .dat-Datei herunterladen und extern aufbewahren
• Backup einspielen: ersetzt Stempelzeit-Daten des Betriebs — nur mit Vorsicht
• Erinnerung, wenn seit 30 Tagen kein Backup erstellt wurde
• Backup- und Restore-Vorgänge werden im Protokoll dokumentiert

10. Chef – Einstellungen

• Vier Bereiche in der Seitenleiste: Zugang & Geräte, Abo & Organisation, Terminal-Anzeige, DATEV & Steuerberater
• Zugang: Zugangscode, Geräte-Links, Betrieb wechseln
• Terminal-Anzeige: Statusfarben, allgemeiner Hinweis und Lesebestätigung beim Kommen
• DATEV: Berater- und Mandantennummer, Lohnarten — mit Steuerberater abstimmen
• Steuerberater-E-Mail, Erstmail-Versand und automatischer Versand nach Monatsabschluss (Premium)

11. Tarife (Kurz)

• Standard: Terminal, Monatsabschluss, PDF, Korrekturen, Protokoll, Backup, manuelle Mitarbeiter
• Pro: CSV-Import, Soll-Ist, höheres Mitarbeiter-Limit
• Premium: DATEV dual (ASCII), Personalstamm-Import, Steuerberater-Mail, Detail-Exporte
• Jede Filiale = eigenes Abo und eigener Zugangscode (keine Filialverwaltung über Standorte)