Stempelzeit – Funktionsliste
Übersicht aller Funktionen (Terminal & Chef-Bereich)
Version 1.0 · Stand August 2026
Zugang & Mandant
Betriebs-Anmeldung
Zugang per Code/Link, Session für Terminal
Onboarding
Ersteinrichtung: Chef-PIN, Statusfarben, Zugangscode; danach Assistent (Mitarbeiter); Einrichtungsgerät automatisch frei
App-Umschalter
Wechsel zum Plattform-Dashboard (weitere Apps des Betriebs)
Ein Standort = ein Abo
Eigener Zugangscode je Standort; Erweiterung unter /erweitern
Terminal – Stempeln
Stempel-Ablauf
Freigabe → Name → PIN → Aktion; optional NFC (Pro): Karte nach Namenswahl oder direkt
Logische Aktionen
Nur erlaubte nächste Schritte je nach letztem Stempel des Tages
Statusfarben
Grün/Gelb/neutral je Tagesstatus; Standard an, im Personalbereich sichtbar
Soll/Ist-Anzeige
Optional nach PIN/Karte: Wochen- und Monats-Soll/Ist links neben Stempel-Buttons; in Einstellungen ein-/ausschaltbar
Bestätigung
Kurze Erfolgsanzeige, automatisch zurück zur Namensliste
Tagesübersicht
Heutige Stempelungen des Mitarbeiters einsehbar vor dem Stempeln
Uhr (Layout)
Bei bis zu 12 Mitarbeitern auf großen Screens in der Namensauswahl
Online-Status
Anzeige, ob das Terminal den Server erreicht (Online / Getrennt)
Terminal-Freigabe
Nur vom Chef genehmigte Tablets dürfen stempeln (6-stelliger Code)
NFC-Stempeln (optional)
Ab Pro, standardmäßig aus: in Einstellungen aktivieren, Karten zuordnen; Scan nach Namenswahl oder direkt
Chef-Zugang
Schloss-Symbol → Chef-Bereich mit eigener PIN
Katalog-Cache
Mitarbeiterliste wird nach Login vorgeladen für schnellen Start
Terminal – Eincheck-Hinweise
Allgemeiner Hinweis
Chef → Einstellungen → Terminal & App; am Terminal sichtbar
Lesebestätigung
Optional beim Kommen; Pflicht wenn Hinweis gesetzt (konfigurierbar)
Individuelle Nachricht
Pro Mitarbeiter; beim Kommen mit Bestätigungs-Dialog
Anzeige-Modus
Dauerhaft oder nur einmal nach Bestätigung (pro Mitarbeiter)
Chef-Bereich – Mitarbeiter
Manuell anlegen
Name, Personalnummer, PIN, Vertragstyp, Soll-Stunden/Woche
CSV-Import
Ab Pro: personalnummer;name;pin;vertragstyp;soll_stunden_woche
Personalstamm Import/Export
Premium: Steuerberater-CSV (Semikolon, ohne PIN, ohne LODAS)
Stundenlohn
Premium: optional für Personalkosten-Schätzung im Monatsabschluss
Schwundbuch-Verknüpfung
Pro: Schwund-Person zuordnen; Tagesabgleich Stempel vs. Personalessen
Mitarbeiter-Suche
Schnellfilter in der Mitarbeiterliste
Inaktiv schalten
Nicht mehr am Terminal; Daten bleiben für Auswertung erhalten
NFC-Karten pairen
Pro, wenn NFC aktiv: Karte pro Mitarbeiter scannen (Android Chrome)
Mitarbeiter-Limit
Je Tarif (6 Standard, 30 Pro, Premium praktisch unbegrenzt)
Chef-Bereich – Woche (Pro)
Wochenübersicht
Kalenderwoche: Ist-Stunden je Mitarbeiter und Tag
Ampeln
Warnungen zu Pause, Ruhezeit, Minijob, ArbZG (Premium in Ampeln)
Ampel-Assistent
Fehlende Pause nachbuchen oder Korrekturen öffnen
Pausenabzug
Einstellungen: Aus oder Automatik-Stempel (fehlende Pausen wöchentlich buchen)
Navigation
Vor-/Zurück-Woche, aktuelle Woche
Plan vs. Ist (Schichtbrett)
Bei aktivem Schichtbrett: aufgeklappte Zeile zeigt veröffentlichte Schicht vs. Ist je Tag
Chef-Bereich – Zugang & Geräte
Stempel-Terminals
Wartende Geräte freigeben, benennen, sperren; Verlauf; 6-stelliger Freigabe-Code
Alle Geräte abmelden
Beendet Sessions und freigegebene Stempel-Terminals — erneute Freigabe nötig
Chef-Bereich – Backup
Backup (.dat)
Tab Backup: verschlüsseltes Vollbackup aller Stempelzeit-Daten
Restore
Wiederherstellung aus Backup-Datei
Backup-Erinnerung
Hinweis bei überfälligem Backup (30 Tage)
Chef-Bereich – Korrekturen & Protokoll
Monatsfilter
Korrekturen nach Monat und optional Mitarbeiter filtern
Zeitpunkt korrigieren
Mit Korrekturgrund (Vorauswahl oder Freitext bei Sonstiges)
Neue Buchung
Vergessene Stempelungen nachträglich anlegen (Kommen, Gehen, Pause)
Änderungsprotokoll
Tab Protokoll: Korrekturen, Exporte, Backups, Steuerberater-Mails
Chef-Bereich – Abwesenheit
Urlaub & Krank
Premium: Von–Bis, Ganz-/Halbtag; nur Chef, nicht Terminal
Arbeitstage
Je Mitarbeiter Mo–So ankreuzen; Standard Mo–Fr
Feiertage
Bundesland je Standort; Hinweis wenn Ort fehlt
Monatsübersicht
Spalten Urlaub/Krank (Arbeitstage); Halbtag = 0,5
DATEV
Ausfallschlüssel in L&G + CSV Abwesenheiten; Schlüssel in Einstellungen
Chef-Bereich – Monatsabschluss & Export
Monatsübersicht
Tage und Ist-Stunden je Mitarbeiter; Soll-Ist und Ampel ab Pro
Personalkosten
Premium: geschätzte Kosten wenn Stundenlohn gepflegt
PDF-Export
Alle Tarife; optional mit Tagesdetails — ⓘ erklärt den Inhalt
Excel (CSV)
Pro: Controlling-Export für Excel
Detail-ZIP
Premium: Einzel-PDFs je Mitarbeiter
Korrektur-PDF
Premium: Korrekturen des Monats als PDF
Aufbewahrungs-ZIP
Premium: PDF, CSV und Audit für Archiv
Steuerberater-Paket (ZIP)
Premium: DATEV L&G + Abwesenheit immer; Checkliste für Monats-PDF, Detail-PDFs, Controlling-CSV, Korrektur-PDF, Protokoll-CSV, Kurzanleitung
DATEV Rückrechnung
Premium: korrigierte Daten für Vormonat (gekennzeichnet)
Steuerberater-Mail
Premium: dieselbe ZIP per E-Mail (manuell, Erstmail oder automatisch nach Abschluss/monatlich)
Monat abschließen
Status markieren; Korrekturen bleiben möglich
Chef-Bereich – Prüfunterlagen
Tab Prüfunterlagen
Zusatz für DokHub (Zoll): Stempelzeit Pro plus eigenes DokHub-Abo — ohne DokHub für den Alltag nicht nötig
Upload
Personalausweis, Krankenversicherung, Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung (PDF/Foto, max. 10 MB) — Zulieferung an DokHub
Stempel-Nachweis
Monatsabschluss Detail-ZIP erzeugt Stempel-PDFs je Mitarbeiter automatisch (Pro + DokHub)
Chef-Bereich – Einstellungen
Zugang & Geräte
Zugangscode, Stempel-Terminals, Betrieb wechseln, alle Geräte abmelden
Terminal & App
Sprachen, Statusfarben, Soll/Ist am Terminal, Hinweis, Lesebestätigung, NFC (Pro); optionale Tabs ein- und ausblenden (Hilfe bleibt sichtbar)
Abo & Organisation
Tarif, Stripe-Portal, Kündigung (PIN + E-Mail), weitere Standorte unter /erweitern
Auswertung (Pro)
Pausenabzug; E-Mail bei offenen Stempeln — Uhrzeit einstellbar (Standard 20:00 Berlin)
DATEV & Steuerberater
Premium: L&G, Abwesenheit, Steuerberater-Paket/ZIP, Personalstamm CSV, Versandrhythmus
Hilfe & Dokumentation
Handbuch
In-App und als PDF
Erste Schritte
Kurzanleitung Einrichtung bis erste Stempelung
Verfahrensbeschreibung
Abläufe für Terminal und Chef (PDF und online)
Funktionsliste
Online unter /funktionsliste und als PDF
Chef-Tab Hilfe
Kurzreferenz mit Links zu allen Dokumenten
Chef-Tab Support
Technische Anfragen als Ticket im Chef — nicht per E-Mail
Schichtbrett-Integration (optional)
Gemeinsamer Personalstamm
betrieb_mitarbeiter — Name, PIN, aktiv in Stempelzeit und Schichtbrett
Terminal-Schichthinweis
Heutige veröffentlichte Schicht auf der Stempelkachel (wenn Schichtbrett aktiv)
Plan vs. Ist
Wochenübersicht Pro: Schichtplan vs. gestempelte Zeiten je Tag
Tarife (netto pro Standort / Monat)
Standard — 9,90 €
Terminal mit Geräte-Freigabe, Monatsabschluss, PDF, Korrekturen, Protokoll, Backup (bis 6 MA)
Pro — 24,90 €
CSV, Soll-Ist, Wochenübersicht/Ampeln, Pausenabzug, Excel, Schwund-Abgleich, optional NFC, bis 30 MA
Premium — 34,90 €
DATEV inkl. Rückrechnung, Steuerberater-Mail/Cron, Korrektur-PDF, Aufbewahrungs-ZIP, Personalkosten, Personalstamm CSV